ビジネスメールは、取引先や社内の関係者との重要なコミュニケーション手段です。しかし、適切な言葉遣いやフォーマットが分からず、「どのように書けばいいかわからない」「失礼のない文章にしたい」と悩む人も多いのではないでしょうか？
本記事では、状況別に使えるビジネスメールのテンプレートを紹介します。各テンプレートを活用し、スムーズで好印象なメールを作成しましょう。
【基本】ビジネスメールの構成とポイント
ビジネスメールには、以下の基本構成があります。
1. 件名：一目で内容が分かるようにする
2. 宛名：相手の会社名・部署名・名前を記載する
3. 挨拶：お世話になっていることへの感謝や、簡単な挨拶を入れる
4. 本文：要件を簡潔に伝える（結論→詳細→お願いの流れ）
5. 結び：締めの挨拶や、返信のお願いを添える
6. 署名：自分の会社名・氏名・連絡先を記載する
この流れを意識しながら、以下の状況別テンプレートを活用してください。
【状況別】ビジネスメールのテンプレート
1. 【初めての連絡】問い合わせ・アポイント依頼
初めて連絡を取る際は、簡潔で丁寧な表現を心がけましょう。
件名: 【〇〇の件】お問い合わせのお願い
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
初めまして。〇〇株式会社の〇〇と申します。
突然のご連絡失礼いたします。
この度、貴社の〇〇に関心を持ち、ご相談したくご連絡いたしました。
具体的には、以下の点についてお伺いできればと考えております。
1. 〇〇についての詳細情報
2. 〇〇の導入事例
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
メール: 〇〇@〇〇.com
電話: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
2. 【依頼】仕事をお願いするメール
相手に仕事を依頼する際は、要件を明確に伝え、期限を記載することが大切です。
件名: 【ご依頼】〇〇の件
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度、〇〇についてご協力いただきたく、ご連絡いたしました。
詳細は以下の通りです。
【依頼内容】〇〇の作成
【納期】〇〇年〇月〇日
【納品形式】〇〇
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますでしょうか？
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
3. 【お礼】感謝を伝えるメール
相手にお世話になった際は、迅速にお礼のメールを送ることが重要です。
件名: 【御礼】〇〇について
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日はお忙しい中、〇〇の件でご対応いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで〇〇が無事完了し、大変助かりました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
4. 【謝罪】トラブル対応のメール
ミスやトラブルが発生した場合は、誠意をもって迅速に謝罪しましょう。
件名: 【お詫び】〇〇の件
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は〇〇について、多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本件につきまして、以下の対応を進めております。
【対応策】〇〇
【今後の対策】〇〇
引き続き、再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
5. 【日程調整】打ち合わせの日時確認
日程調整のメールは、複数の候補日を提示するのがポイントです。
件名: 【日程調整のお願い】打ち合わせの件
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
〇〇について打ち合わせをさせていただきたく、日程のご都合をお伺いしたく存じます。
以下の候補日でご調整可能でしょうか？
1. 〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
2. 〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
3. 〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
ご都合の良い日がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
6. 【催促】返信や対応をお願いするメール
相手からの返信がない場合は、リマインドのメールを送ることが大切です。
件名: 【ご確認のお願い】〇〇の件
本文:
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日お送りした〇〇の件について、ご確認いただけましたでしょうか？
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応状況をお伺いできればと存じます。
何かご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇 〇〇
まとめ
本記事では、状況別に使えるビジネスメールのテンプレートを紹介しました。
ビジネスメールは、要点を明確にし、簡潔な文章を心がけることが大切です。
この記事のテンプレートを活用し、スムーズなメールコミュニケーションを実現しましょう！
Last Updated on 2025年2月14日 by ひらや