資料作成はビジネスにおいて欠かせないスキルです。しかし、ただ作るだけではなく、「分かりやすく、説得力があり、魅力的な資料を作れる人」こそが、資料作成が上手い人と言えます。
では、資料作成が上手い人にはどのような特徴があるのでしょうか？本記事では、資料作成のプロが実践する「上手い人の特徴」と「効率的なコツやスキル」を詳しく解説します。
※最近ではAIで資料作成できるツールもあります。非常に優秀なAIなので興味のある方は試してみてください。
資料作成が上手い人の特徴
資料作成が上手い人には、いくつか共通した特徴があります。以下のポイントを意識することで、あなたも「分かりやすく伝わる資料」を作れるようになるでしょう。
① 目的とターゲットを明確にしている
上手い人は、資料作成の前に「何のために作るのか？」「誰に向けた資料なのか？」をしっかりと整理しています。
目的を定める重要性
資料には、プレゼン用・会議用・営業用・報告用などさまざまな種類があります。目的が異なれば、必要な情報や構成も変わります。
例えば、営業資料なら「商品・サービスの魅力を伝え、契約につなげること」が目的になります。一方、報告資料なら「現状を正しく伝え、適切な判断を促すこと」が重要になります。
ターゲットに合わせた内容設計
資料の内容や表現は、ターゲット（対象者）によって変えるべきです。例えば、経営層向けなら要点を簡潔にまとめ、現場向けなら具体的な詳細を記載すると効果的です。
② 情報を整理し、分かりやすい構成にする
資料作成が上手い人は、情報を適切に整理し、伝わりやすい構成を考えます。
「結論 → 理由 → 詳細」の流れを意識
ビジネス資料では、「結論を先に述べ、その後に理由や詳細を補足する」構成が一般的に分かりやすいとされています。
例えば、プレゼン資料なら以下の流れが効果的です。
1. 結論：「私たちのサービスを導入すると、業務効率が30%向上します。」
2. 理由：「なぜなら、自動化ツールを活用することで、手作業の負担を減らせるからです。」
3. 詳細：「実際に導入した企業A社では、従業員1人あたりの作業時間が平均2時間短縮されました。」
このように「結論を先に述べる」ことで、相手がスムーズに理解しやすくなります。
箇条書きを活用する
長い文章は読みづらくなりがちです。そのため、箇条書きを活用して、要点を整理すると分かりやすくなります。
例：悪い例
「当社のサービスは、業務効率を向上させるための多機能ツールです。具体的には、データ分析機能やタスク管理機能、コミュニケーション支援機能を備えており、それぞれの機能が相互に連携して業務の最適化を図ります。」
例：良い例
「当社のサービスには、以下の機能があります。
• データ分析機能：業務の改善点を可視化
• タスク管理機能：業務の進捗を一元管理
• コミュニケーション支援機能：チーム内の情報共有を円滑にする」
このように、箇条書きを使うことで、伝えたい情報が整理され、視認性が向上します。
③ 視覚的に分かりやすいデザインを意識
資料作成が上手い人は、デザインの重要性を理解しています。見た目が整理されていないと、いくら内容が良くても伝わりにくくなってしまいます。
適切なフォント・文字サイズを使う
フォントや文字サイズに統一感を持たせることで、視認性が向上します。例えば、以下のようなルールを設けると良いでしょう。
• タイトル：20pt以上（強調）
• 見出し：16〜18pt（適度な強調）
• 本文：12〜14pt（標準）
また、装飾が多すぎると逆に読みづらくなるため、シンプルなデザインを心がけることが重要です。
図やグラフを活用する
文章だけでは伝わりにくい情報も、図やグラフを活用することで直感的に理解しやすくなります。
例えば、売上の推移を伝える場合、表ではなく折れ線グラフを使用すると、一目で成長の傾向が分かります。
資料作成のスキルを向上させるためのコツ
テンプレートを活用する
毎回ゼロから作成するのではなく、テンプレートを活用すると作業時間を大幅に短縮できます。
特にPowerPointやGoogleスライドには、多くの無料テンプレートが用意されているため、それらを活用すると効率的です。
フィードバックを受ける
資料は自分だけで完璧に仕上げるものではありません。他者の意見を取り入れることで、より分かりやすく改善できます。
同僚や上司に確認してもらい、「どこが分かりにくいか？」を指摘してもらうことで、より良い資料に仕上げられます。
AIを活用する
最近ではAIで資料作成を行えるツールも出てきています。自分の作る資料に自信がない場合は、一度AIに作成してもらい自分で修正すると非常に効率的になります。
まとめ
資料作成が上手い人の特徴として、以下のポイントが挙げられます。
1. 目的とターゲットを明確にする
2. 情報を整理し、分かりやすい構成にする
3. 視覚的に分かりやすいデザインを意識する
また、スキルを向上させるためには、テンプレートを活用することや、フィードバックを受けることが重要です。
ぜひこれらのポイントを意識しながら、より良い資料作成を目指してみてください！
Last Updated on 2025年2月11日 by ひらや