5W2Hとは何か？ビジネスの現場で重要な理由
5W2Hとは、物事を整理したり、問題を解決したりする際に役立つフレームワークです。以下の7つの要素から構成されています。
- Who（誰が）
- What（何を）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくらで）
このフレームワークを使うことで、あいまいな指示や曖昧な計画を防ぎ、プロジェクトや業務の精度が飛躍的に向上します。特にビジネスシーンにおいては、チーム内での認識のずれを防ぎ、迅速な意思決定を支援する効果があります。
5W2Hの7つの要素をわかりやすく解説
Who（誰が）
担当者や関係者を明確にします。誰が行うかを定義することで、責任の所在が明らかになります。
What（何を）
目的やタスクの内容を具体的にします。「何をするのか」が曖昧だと、結果として目的と異なる成果物が生まれるリスクがあります。
When（いつ）
期限やスケジュールを設定します。納期が明確になることで、作業の優先順位を判断しやすくなります。
Where（どこで）
業務を行う場所や対象エリアを示します。リアルかオンラインか、国内か海外かなど、場所の違いで対応も変わります。
Why（なぜ）
その業務や課題に取り組む理由を明らかにします。目的意識を持つことで、無駄な作業を減らせます。
How（どのように）
手順や手法を具体化します。進め方が決まっていないと、作業効率が下がったり、品質にばらつきが出たりします。
How much（いくらで）
コストや予算を明確にします。費用対効果を意識することで、計画の現実性が高まります。
5W2Hを使った課題解決のステップ
5W2Hは、単なる整理のためのツールではなく、実際の課題解決にも大いに役立ちます。以下に、具体的な活用手順を紹介します。
ステップ1 課題やテーマを設定する
まずは解決すべき問題や達成したい目標を明確にします。たとえば「顧客対応の質が低い」といった課題を設定します。
ステップ2 5W2Hで情報を洗い出す
次に、5W2Hの7項目に沿って情報を整理します。
- Who：顧客対応を行っているのは誰か？
- What：どのような対応が問題になっているのか？
- When：対応が問題になるのはどの時間帯か？
- Where：どの店舗・部署で発生しているのか？
- Why：なぜ質が低下しているのか？
- How：現在はどのように対応しているのか？
- How much：その対応にかかっているコストはどれくらいか？
ステップ3 ボトルネックを特定する
整理された情報をもとに、問題の原因を特定します。このとき、「Why（なぜ）」の項目が特に重要です。根本原因にたどりつくことで、的確な対策を講じることができます。
ステップ4 改善案を立てる
「How」や「How much」を参考にしながら、現実的かつ効果的な改善策を検討します。手順やコストが具体的になることで、社内の説得材料としても使えます。
ステップ5 実行とフィードバック
改善策を実行したら、効果を測定し、必要に応じて修正を加えます。5W2HはPDCAサイクルとの相性も良く、継続的な改善に役立ちます。
5W2Hの活用シーンと具体例
5W2Hは業種や業務内容を問わず、さまざまな場面で活用できます。以下に代表的な活用例を紹介します。
社内プロジェクトの計画
新商品開発やイベントの企画など、複数の関係者が関わるプロジェクトで5W2Hを活用すると、認識のズレを防ぐことができます。
マニュアルや業務手順書の作成
5W2Hで構成されたマニュアルは、情報が整理されており、新人でも理解しやすい内容になります。
顧客対応の改善
クレーム対応のフローを見直す際にも5W2Hが有効です。現状の問題点を可視化し、改善策の優先順位を明確にできます。
5W2Hを使いこなすコツとは？
5W2Hを効果的に使いこなすためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 項目を具体的に書き出すこと
- 主観ではなく事実ベースで整理すること
- 全体のバランスを見て偏りなく項目を埋めること
また、ExcelやNotionなどのツールを使ってテンプレート化しておくと、毎回スムーズに活用できます。
まとめ 5W2Hで業務の精度とスピードを高めよう
5W2Hは、誰でもすぐに使える汎用性の高いフレームワークです。業務の見える化、課題の明確化、改善案の立案など、あらゆるビジネスシーンで効果を発揮します。ぜひ今回紹介したステップを参考に、あなたの業務でも5W2Hを活用してみてください。
Last Updated on 2025年5月25日 by ひらや